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www.35222.com档案实体分类大纲和分类编号办法
2013-04-02 09:03   审核人:

一、编制目的和依据

l.为了适应学校档案工作日益发展的需要,便于档案的分类、整理、编号、排架、检索;实现档案标准化、规范化和科学化管理;促进学校档案室整体业务建设的深化;充分发挥档案的作用,更好地为学校教学、科研等各项工作服务。特编制本办法。

2.本办法是根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》和国家有关档案工作的法规、标准,结合我校档案工作实际,总结以往经验的基础上编制而成。

二、编制原则

1.本办法遵循《高等学校档案实体分类法》编制的基本原则;以辩证唯物主义为引导;突出教学、科研档案在学校档案的中心地位;党群、行政统率全局的作用;充分反映学校职能活动的特点和规律。

2.以学校全部档案为对象,以职能范围分工为基础,依据档案的内容、特点和形成规律,把产生同一活动领域、具有相同内容,在保持其不可分割的自然联系的原则下,将同一职能范畴的管理性文件材料和业务性文件材料做为有联系的整体,归入同一档案类别。

3.类目设置相对稳定,一经确定不能随意变动。

4.类目划分符合从总到分,从一般到具体的逻辑原则。做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。

5.类目名称、档号模式、标识符号,力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、实体分类大纲

1.一级类目的划分

根据以上原则,将学校全部档案(人事档案除外),按档案产生的领域范畴及形成特点,结合学校实际工作,确定为十个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如下:

序号

类目名称

标识符号

主要内容

1

党群

DQ

主要包括党、团组织、纪监审、工会、宣传、民主党派及统战工作中形成的文件材料。

2

行政

XZ

主要包括校办、人事、保卫、总务、图书档案等行政职能中形成的文件材料。

3

教学

JX

主要包括本(专)科生、成人教育的招生教学管理、课堂与组织、教学实践、教学研究毕业生等各项工作中形成的文件材料。

4

科学研究

KY

主要包括科学研究工作管理、学术交流和科研(课题)项目研制过程中形成的文件材料。

5

基本建设

JJ

主要包括基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目中形成的文件材料。

6

仪器设备

SB

主要包括仪器设备工作管理和设备的购置合同、随机文件及验收、调试、安装、使用、维护、改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

7

出版

CB

主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。

8

外事

WS

主要包括出国、来校、国际会议、留学生等工作中形成的文件材料。

9

财会

CK

主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。

10

资料

ZL

www.35222.com形成的文书档案汇编。

2.二级类目的划分

根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容,对一级类目进行细分,设置二级类目。其分类标准如下:

(1)党群、行政、出版、财会档案按职能分工划分二级类目。

(2)教学档案按文件材料的内容、特点和形成规律来划分二级类目。

(3)科学研究、基本建设、仪器设备档案按项目来划分二级类目。

3.特殊载体档案的处理

对特殊档案载体材料,如:照片、录音带、录像带、底图、实物等,从其档案的内容看,基本上不超过十个一级类目的范围,故不将它们与九个一级类目并列,但由于载体类型和尺寸大小的不同,拟做特殊处理。按载体类型的不同,分别单独编号、排架,由此确定为3个特殊载体类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

序号

类目名称

标识符号

主要内容

1

声像档案

SX

主要包括学校各项活动中形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

声像档案按载体形式分为照片档案,录音档案,录像带档案,光盘档案等。

2

底图档案

DT

主要包括科研项目、产品项目、基建项目等设计过程中形成的底图。底图档案按类别分为科研底图档案、产品底图档案、基建底图档案。

3

实物档案

SW

主要包括学校各项活动中获得的奖状、奖杯、锦旗、证书及赠送品、纪念品等。

4.对文件材料分类交叉问题的处理

学校各项实践活动,一般有明确分工,也有相当一部分工作是互相配合、协调进行的,因此所形成的档案经常出现互相交叉的复杂情况,为了在分类时便于确定每份文件材料在各类档案中的固定位置,特做如下规定:

(1)校党委会、党委(扩大)会、全委会、校务会、党政领导联席会、校长办公会的会议记录、会议纪要、大事记等文件材料,不论其内容涉及到哪些方面,均分别归入党群或行政类。

(2)党委书记、校长主持召开的教学、科研、基建、设备出版、财务等工作的专门会议上形成的计划、决定、实施办法、会议纪要等文件材料,按职能范畴分别归入相应的档案类别。

(3)除党群组织外,其他院、部、处、办等直属单位的工作计划、总结、干部任免(职权范围内的)、人员奖惩(本单位人员)等行政管理材料归行政类。

(4)围绕着教学工作开展的科学研究项目所形成的文件材料(教学成果奖材料)归入教学类。

(5)有关军训、军事、体育教学方面的文件材料和学校运动会、学校体育代表队活动的材料,归教学类;有关武装、民兵、复转材料归入行政类。

(6)学生文艺活动材料归党群类;职工文艺活动材料归党群类。

(7)审批房地产产权文件和房地产产权证书、房屋改造、维修工程材料归基本建设类。

(8)时间交叉问题的处理:科研成果推广、房屋改造、维修、设备使用维护记录等文件材料一般滞后于归档年度,特规定:这部分文件材料仍归入该项目的归档年度,分类号不变,卷序号顺延。

四、分类编号办法

1.分类编号基本规则

(1)分类编号应能简捷、准确地指示档案内容构成和形成特点,把有联系的文件材料有机地联系起来;把不同类型、不同性质的文件材料区分开来;便于对库存档案进行分类、整理、排架和组织库藏。

(2)档案的分类编号,必须根据上述的编制原则和档案实体分类大纲的要求,注意类目之间的相互关系,正确理解类目涵义,给出确切的分类号。

(3)分类编号应保持一致性,遇到有某些文件材料难以给出分类号或无恰当类目可归时,应根据材料内容,给出比较接近的类号。一但给出其分类号后,必须作出记录,便于以后遇到类似况时,均按此例处理。

2.档号的编制

(1)档号编制原则:必须具有唯一性、合理性、稳定性;保证不重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;能适应计算机管理的需要;具有排架与检索的双重功能。

(2)档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制。

(3)档号的结构、模式:

年度号+分类号+案卷号

年度号:采用公元年,由四位阿拉伯数字组成。

分类号:是档号的主体,均由一、二级类目组成。

案卷号:用自然数顺序编写。

年度号、分类号、案卷号之间用符号“-”分开。

3.分类号的标识

(1)一级类目的标识采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母组合而成。

(2)二级类目采用阿拉伯数字的“双位制”标识。

(3)档号举例:

2000年党群类的组织工作中第12卷档案的档号标识为:2000-DQ13-12

分别代表:年度号(2000年),一级类目(党群),二级类目(组织),案卷号(第12卷)

附:《www.35222.com档案实体分类编号表》

www.35222.com档案实体分类编号表

一级目录名称

一级类目标识

二级类目标识

二级类目内容

党 群

DQ

11

党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料

12

纪检

13

组织

14

宣传教育

15

统战

民主党派材料

16

工会

妇女工作材料

17

团委

学生社团材料

行 政

XZ

11

综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料

12

人事

师资培养材料

13

监察审计

14

武装保卫

15

总务

16

档案、图书、文博

教学工作

JX

11

综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料

12

学科与实验室建设专业设置

13

招生

14

学籍管理

学生奖惩材料入此。

15

课堂教学与教学实践

16

学位

17

毕业生

毕业生信息反馈工作材料

18

教材

科学研究

KY

11

综合

科研经费管理、学术活动材料

12

科研项目

13

学术成果

14

合同

基本建设

JJ

11

综合

12

按单项工程设置类目

仪器设备

SB

11

综合

12

接仪器设备种类或型号设置类目

出 版

CB

11

综合

12

报纸

13

刊物

14

书稿

15

音像

外 事

WS

11

综合

12

出国(境)

我方国际合作与会议材料

13

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复、来往函件

14

国际合作与会议(合签)

财 会

CK

11

综合

12

会计报表

13

会计帐簿

14

会计凭证

15

工资清册

奖金、助学金

声 像

SX

12

照片

13

录音带

14

录像带

15

幻灯片

16

磁盘

17

影视胶片

18

缩微胶片

19

光盘

底图档案

DT

11

科研底图

12

基建底图

实物档案

SW

11

奖状、奖杯、锦旗、证书

12

赠送品、纪念品

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