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www.35222.com公务卡管理实施办法(试行)
2017-05-31 11:22   审核人:

为进一步适应国库集中支付制度改革的有关要求,规范学校财务管理,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,根据《哈尔滨市财政局、中国人民银行哈尔滨中心支行关于印发<哈尔滨市市级预算单位公务卡管理暂行办法>的通知》(哈财库[2008]193号)、《关于哈尔滨市市级预算单位启动公务卡改革有关事项的通知》(哈财库[2008]195号)及《哈尔滨市人民政府办公厅关于深化公务卡制度改革切实加强现金管理的通知》(哈政办综[2012]35号)文件精神,结合我校实际情况,制定本办法。

     一、公务卡的性质和办理范围

(一)本办法所称公务卡,是指以教职工个人名义向学校公务卡代理银行(以下简称发卡行)申请开立并纳入政府公务卡管理系统管理的银行贷记卡。公务卡由学校教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出及相关财务报销业务,也可用于个人消费,具有一定的透支消费额度(信用额度)和透支免息期(免息还款期)。

公务卡实行“一人一卡”实名制。教职工个人为公务卡持卡人,并承担相应责任。

(二)公务卡的办理范围为学校在编在岗正式教职工。日常商品及服务采购等公务经办人员及公务出差人员应当办理公务卡。根据学校管理现状,首批办卡人员范围为各职能部门正式在编人员、二级学院行政管理人员、系(教研室)主任和图书馆行政管理人员,其他人员可根据工作需要自愿办理。

二、公务卡的开立

(一)以部门为单位填写《公务卡开立审批备案表》,所在部门负责人签署意见。

(二)人事处对申请人资格进行审查,在备案表上签署意见。

(三)备案表交由财务处审核,审核通过人员填写发卡行提供的公务卡申请表,并按银行规定提供相关资料,办理开卡手续。

三、公务卡的使用和管理

(一)公务卡的初始信用额度(透支额度)由发卡行根据个人的收入和信用状况核定。特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可向发卡行申请临时增加信用额度,增加的额度数和使用期限等具体事项,按照发卡行有关规定实行。

(二)公务卡与普通信用卡一样具有免息还款期,指自使用公务卡进行刷卡消费交易日至到期还款日之间的时间。在此期间,只要全额还清当月对账单上(账单日)所记本月应还金额,则不需支付利息。

(三)公务卡是以教职工个人名义申领的,卡片和密码均由个人负责保管,教职工要按开卡合约要求使用和保管好公务卡,并按国家的有关规定承担法律责任。持卡人个人资料发生变化,应及时向发卡行和学校申请办理变更手续。

(四)公务卡应优先用于公务消费,在满足公务消费使用的前提下,也可用于个人消费。持卡人在未办理报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,个人承担由此产生的经济、法律等全部责任。

(五)持卡人收到银行对账单后应及时核对,对公务消费交易有疑义的,可向发卡行提出交易查询。对报销金额有疑义的,可到学校财务处进行查询。

(六)持卡人因调离、退休等原因离开学校,人事处应将人员变动情况及时通知财务处,由财务处通知持卡人及时还清债务,结清余额,并办理相关手续。

四、公务卡的结算范围

公务卡的结算范围为3万元以下的日常公用和零星采购支出,包括:办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费及其他零星商品和服务采购支出等公务性支出(具体详见附件《公务卡强制结算目录》)。

公务卡结算范围内的各项支出既可以使用公务卡结算,也可以转账方式结算,3万元以上的各项支出只能使用转账方式结算。

五、公务卡结算的报销原则

(一)使用公务卡结算,不改变学校现行财务管理制度和报销审批程序。

(二)持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟不得晚于每月还款日前10天。

确因工作需要,持卡人无法在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的,由持卡人委托其所在部门相关人员于还款日前10天以前到财务处办理相关借款手续,并向财务处提供持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息。由财务处先行办理还款,待持卡人返回单位后再到财务处补办报销手续。

(三)下列情形所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

1、无资金来源(如:部门经费不足等)、不符合财务制度规定或超出标准的支出;

2、未取得报销凭据或报销凭据不符合规定的;

3、使用公务卡用于个人消费部分;

4.持卡人提取现金所产生的手续费、利息等;

5.因持卡人个人原因,未能在规定时间内报销还款,所造成的罚息和滞纳金等;

6.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所造成的损失;

7.其他按规定应由个人承担的费用。

六、公务卡结算的报销程序

(一)持卡人消费时取得本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)和相应的原始发票及相关明细。

(二)持卡人到财务处办理报销手续时,应按要求填写统一印制的费用报销单,履行规定的审批手续。

(三)财务处按规定对费用报销单及所附报销凭证进行合规性审核,对符合财务制度规定和公务卡结算范围的支出予以报销,通过国库集中支付清算系统向公务卡账户进行还款结算,完成报销程序。

并对不符合财务制度规定的支出及时通知持卡人个人还款。

七、其他需要说明的事项

(一)持卡人因公务活动使用公务卡消费时,应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(即POS机小票)和相对应的报销发票。持卡人务必妥善保管好公务卡刷卡消费的交易凭条,没有消费交易凭条将影响持卡人的报销和财会人员的账务处理。

若持卡人使用公务卡同时进行公务消费和个人消费,则必须将公务消费与个人消费部分区分开,应分别刷卡支付,并分别取得交易消费凭条和报销发票,学校财务处只对公务消费部分进行报销。

(二)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应的报销款项退回财务处,由财务处负责办理资金退回手续。

(三)如多人共同出差或一起采购,一人公务卡额度不足,可刷多人公务卡办理同一事务,报销时填制共同的出差单据或持统一的采购发票,持个人刷卡POS机小票共同到财务处报销。

(四)实行公务卡结算方式后,不再向职工个人办理现金借款。

(五)极特殊情况下不能使用转账方式或公务卡方式结算的公务支出,经财务部门审批后,将报销款项以银行代发的方式划入个人结算账户(校内工资卡,不计税),不使用现金结算。

八、本办法自 2012年10月1日起实行。

九、本办法由学校财务处负责说明。

 

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